业主在外地的，可以委托他人代为签合同。需要提供相关手续：
（1）出具授权委托书，并要对委托书进行公证证明。
（2）提供业主本人的产权证、身份证及受托人的身份证。
（3）再到物业处核对下。
注意事项：
1、若出租人并非房东，签租赁合同必须注意，签订的租赁合同必须房东认可，租赁期限不能超过原租赁合同。如有附加条件如安全、环境因素等，与房东商议后，争取写入合同附加条件中，必须注意的是，订金最好在签好合同并写上附加条件之后再支付。
2、在合同中写清楚室内包含设施，包括房内家具家电等，如需装修也应在合同中注明，避免以后退租时引起不必要的纠纷。明确写出水电费、宽带网费、物业费、有线电线闭路费等由哪方支付。
法律依据：
《中华人民共和国合同法》第九条
当事人订立合同，应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力。当事人依法可以委托代理人订立合同。