第一步，申请，即纠纷发生后，当事人双方要求通过人民调解委员会调解解决纠纷的，通过口头或书面形式向物业项目所在地的社区(村)人民调解组织申请调解或征得当事人同意，人民调解委员会可以主动调解矛盾纠纷。
第二步，受理，即社区(村)人民调解组织经审查，认为符合受理条件的，予以受理认为属于重大、复杂案件的，建议当事人向街道(乡镇)或区(市)县物业管理纠纷人民调解组织申请。当事人坚持在社区物业管理纠纷人民调解组织申请调解的，社区(村)人民调解组织应当受理。
第三步，调解，物业管理纠纷人民调解组织收到当事人申请，经审查申请事项属于调解范围的，应予调解，并自受理之日起15日内结案疑难复杂案件的调解期限可以适当延长，但延长期限不得超过15日。当事人经调解达成协议的，物业管理纠纷人民调解组织应当制作人民调解协议书未能达成协议的，应当告知当事人可以向人民法院提起诉讼，并出具相关证明。
第四步，履行，即调解协议对双方当事人具有法律约束力。当事人应当自觉履行调解协议，任何一方不得擅自变更或解除一方不履行的，另一方可以向人民法院提起诉讼。